le temps

Votre bien le plus précieux : Votre temps

   

Gestion et optimisation de votre temps pour plus d’efficacité et de productivité

 

 

Des dizaines d’ouvrages traitent de ce sujet sur plus de 200 pages.

Je n’aurais donc pas la prétention de tout vous dire en l’espace d’un chapitre.

 

Mais il me paraît important de vous donner, si vous êtes un jeune entrepreneur, les bases de l’optimisation et de la gestion efficace de votre temps pour une meilleure productivité.

 

Vous pourrez par la suite compléter ces connaissances sur la gestion du temps en lisant des ouvrages spécialisés.

 

Je vous  recommande  un excellent ouvrage qui traite sur la productivité :

« Getting Things Done » de David Allen

 

 

Lorsque vous entreprenez et durant les premières années, vous faites un nombre incalculable de tâches différentes.

 

Vous pouvez être le matin à discuter avec des investisseurs ou votre banquier pour obtenir un financement, puis enchainer avec votre avocat pour les termes juridiques des contrats clients/fournisseurs enchainer par quelques rendez-vous clients pour présenter votre entreprise dans l’espoir d’obtenir un partenariat ou une commande et finir la journée par vous occupez de tâches  internes à la société et faire en fin de journée ce que d’autre font en une journée de travail « classique ».

 

Même si cela peut être passionnant de faire plein de choses différentes et même si vous êtes jeune et plein d’énergie, vous ne pouvez pas être sur tous les fronts et être efficace partout. Vous allez vous dispersez et perdre en pertinence dans les  tâches/missions vraiment  importante.

 

Comment faire me direz-vous ?

 

Il vous faut gérer efficacement votre temps. C’est votre bien le plus précieux

 

 

Définissez vos priorités de la journée et faites-les en priorité

 

Tout vous paraît peut-être important ?

Pas sur, si vous prenez le recul suffisant.

 

Selon la fameuse règle des 80/20.

Seuls 20 % de ce que vous faites rapporte 80% de résultats.

 

Constat édifiant n’est-ce pas ?

 

Il est donc plus important de vous concentrer et de vous focaliser sur les priorités, les quelques tâches/missions qui rapporte gros plutôt que sur des tâches secondaires.

 

Pour cela, prenez dix minutes chaque matin en vous levant et faites l’inventaire de ce que vous devez faire durant la journée.

Puis sélectionner dans cette liste (car forcément il y en aura trop), les trois tâches que vous jugeant très importante et qui auront un impact sur le long terme.

 

Puis faites-les.

 

Ensuite, et seulement ensuite vous ferez les autres lorsque vous aurez fini les trois tâches importantes.

 

Choisir le bon moment pour traiter les dossiers importants

 

Des statistiques ont montré que la plupart des gens commencent leur journée en checkant leur email.

 

Pourquoi pas ?

Il est vrai que certaines activités nécessitent de le faire.

Mais pour la plupart, cela n’est pas le cas.

 

Au lieu de commencer votre journée par regarder vos mails, faites plutôt les tâches/ missions qui demandent le plus d’énergie, de créativité et de réflexion dés le matin à votre arrivé.

 

Pourquoi ?

Tout simplement parce que c’est le matin où vous êtes le plus frais et le plus énergique.

Après une bonne nuit de sommeil et en arrivant au bureau, votre potentiel de qualité de travail est à son maximum.

 

Utilisez-le donc à bon escient dans l’exécution des tâches/ missions/ projets importantes à forte valeur ajoutée pour votre entreprise.

 

Vous verrez que vous serez plus prolifiques et plus productifs.

 

Ne commencez pas votre journée par checker vos mails.

Vous perdez alors ce « capital énergie » qu’offrent les débuts de journée.

 

Préférez checker vos mails une fois ces tâches/missions accomplis.

 

 

Le traitement des emails

 

Pourquoi les gens sont-ils en permanence rivés à leur boite de messagerie guettant tous les nouveaux mails entrants ?

 

C’est peut-être votre cas également…Dans ce cas, c’est une mauvaise habitude qu’il vous faudra régler pour être plus productifs.

 

Une étude a été menée qui montrait que le faites d’être rivé sur sa boite de messagerie pouvait être assimilé « à une drogue ».

Même si les gens se plaignent, même s’ils disent qu’ils sont submergés d’email, au fond de même, ils sont ravis dans recevoir, car ils se disent : « on pense à moi, donc j’existe ».

 

 

 

Si c’est également votre cas, il vous faudra régler ce problème rapidement.

Vous n’avez pas de temps à perdre à être rivé à vos emails pour voir « si l’on pense à vous ».

 

Consacrez plutôt votre temps et votre énergie à des tâches plus productives pour vous et votre entreprise.

 

Essayez de checker vos emails 2 à 3 fois par jour maximum.

 

Et lorsque vous le faites, essayer de les traiter tous en partant du plus récent.

Pourquoi ?

 

Tout simplement parce que certains problèmes de clients, sous-traitant ou collaborateurs ont pu être traités durant ce laps de temps.

Si vous commencez par les emails les plus récents vous aurez dans certains cas, des problématiques déjà réglées alors qu’en commençant par le bas, vous aurez plus de questions, problèmes que de réponses ou solutions.

 

Dans votre traitement des emails, essayer également de trier vos emails en même temps que vous travaillez.

 

Si cela vous prend moins d’une minute pour y répondre, faites-le tout de suite.

N’attendez pas et dégagez-vous l’esprit de ce email.

 

Si cela nécessite un temps plus long, posez-vous la question suivante :

 

  • Est-ce que cela est important et urgent ?
  • Est-ce que cela est important, mais non urgent ?
  • Est-ce que cela est urgent, mais pas vraiment important ?
  • Est-ce que cela n’est ni important ni urgent ?

 

Si cela est important et urgent pour la bonne marche de l’entreprise, traitez le problème tout de suite.

 

Sinon pour les autres cas, j’ai crée un sous dossier que j’ai nommé  « A FAIRE »

Dans ce dossier, je classe ces tâches selon la logique précédente.

 

Et je m’y attèle sur chacun le moment opportun.

 

 

N’acceptez pas d’être interrompu perpétuellement

 

En étant interrompu régulièrement, vous perdre un temps considérable, votre concentration et l’élan que vous aviez dans le traitement de votre dossier en cours.

 

Le temps d’être interrompu et de vous replonger ensuite sur un dossier est estimé à 10 minutes. Multipliez cela par au moins 10 interruptions dans la journée (et là, je suis gentil dans mes pronostics. Tous managers vous diront que c’est généralement plus s’ils ne font rien)

 

Combien de temps perdez-vous dans une journée pour vous replonger vraiment sur votre dossier ?

 

Je vous laisse faire le calcul, c’est effrayant.

 

Si vous entreprenez jeune, vous aurez peut être tendance, comme ce fut mon cas, d’être « toujours disponible », d’avoir « toujours ma porte ouverte », d’être « accessible »

 

C’est bien pour le management (et encore)

 

Cette mentalité de «ma porte sera toujours ouverte » est bien, mais incomplète et insuffisante pour une efficacité optimale.

 

La bonne formulation serait : « ma porte sera toujours ouverte sauf lorsque j’ai des dossiers très importants et que j’ai besoin d’une concentration absolue pour être efficace. Mais en dehors de ce laps de temps, je suis disponible ».

 

Si vous dites cela à vos troupes et ceux dés le départ, ils sauront que votre temps et précieux et ils le respecteront. Ils viendront vous voir préparer et peu être avec déjà une solution clé en main à vous soumettre.

 

N’est-ce pas plus efficace ainsi que de recevoir tout le monde, tout le temps et pour parfois n’importe quoi ?

 

Depuis que j’adopte cette approche, pour ma part, je suis beaucoup plus efficace et plus productif qu’avant et mes échanges avec mes collaborateurs sont plus concrets et précis.

 

 

 

 

Prenez les décisions importantes le matin

Comme le dit le vieux proverbe :

 

«La nuit te portera conseil »

 

Vous observerez que c’est vrai.

Après une longue journée parfois difficile pour certaine, il est difficile de juger objectivement d’une situation.

 

Il est donc important de mettre un temps mort, d’aller se détendre, de se reposer et de bien dormir.

Vous verrez que le lendemain la réponse vous viendra plus facilement, car vous aurez pris un peu de distance à la situation.

 

Qui plus est, vous serez plus frais et plus énergique. Vous serez donc au mieux de votre forme pour trouver une réponse ou résoudre un problème important.

 

Il est certes important de savoir « gérer » son temps, mais il est également important de pouvoir l’utiliser à bon escient en le faisant votre ami.

 

Avoir conscience de ce temps et prendre les décisions importantes le matin plutôt qu’à chaud en fin de journée la veille, vous évitera de prendre de mauvaise décision la plupart du temps et vous permettra (ou en tout cas) d’avoir plus de chances de prendre la bonne.

 

 

 

Créez-vous des routines quotidiennes.

 

Les routines journalières, une fois mises en place, ont l’avantage que vous savez quoi faire et quand le faire.

 

 

 

 

Vous les ferez tous les jours et sans vous en rendre compte, cela vous procurera des effets bénéfiques à long terme.

 

C’est exactement la même chose que si vous preniez l’habitude de prendre un verre de jus d’orange le matin pour votre santé, l’habitude de faire 15 minutes de sports chaque jour en vous levant ou encore vous brossez les dents tous les jours.

 

Les résultats sur l’instant ne seront pas visibles. Mais sur le long terme, ils auront des effets considérables sur vous, sur votre santé et les résultats que vous souhaitez atteindre.

 

Pour votre entreprise, c’est la même chose, plus vous aurez de bonnes habitudes journalières, hebdomadaires et mensuelles, plus vous aurez des résultats positifs durables qui tomberont à moyen et long terme

 

Avoir de bonnes habitudes  vous évite de tomber dans le piège facile du « j’ai pas le temps » ; vous les faites, un point c’est tout.

 

 

Pour ma part, j’en ai plusieurs que je fais systématiquement pour mon entreprise :

 

  • Faire un point journalier avec mes équipes
  • Prendre le temps tous les jours d’appeler quelques clients afin de garder la relation avec eux et ainsi garder la réalité terrain
  • Faire un point sur les Appels d’offres en cours et ceux traiter ou en cours de traitement
  • Me réserver 2 heures par jour pour travailler sur le moyen et long terme de l’entreprise
  • Me réserver 10 à 30 minutes par jour minimum pour développer ou dynamiser mon réseau personnel et professionnel notamment par l’échange d’email, d’information qui pourra intéresser d’autres ou tout simplement des recommandations d’articles, d’événements que je transmets à des personnes qui je sais peuvent être intéresser ou encore en appelant une ou deux personnes pour prendre de leurs nouvelles.

 

 

 

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